ในยุคดิจิทัลที่ข้อมูลคือทรัพยากรสำคัญขององค์กร ข้อมูลเงินเดือนพนักงาน ถือเป็นหนึ่งในข้อมูลที่อ่อนไหวและต้องได้รับการดูแลอย่างเข้มงวด อย่างไรก็ตาม หลายองค์กรยังประมาทกับการจัดเก็บและป้องกันข้อมูลประเภทนี้ จนทำให้เกิด การรั่วไหลของข้อมูลเงินเดือน ที่อาจสร้างความเสียหายอย่างมหาศาล

ข้อมูลเงินเดือนพนักงานคืออะไร?

ข้อมูลเงินเดือนพนักงาน (Employee Salary Data) คือข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องกับค่าจ้าง รายได้ โบนัส และสิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ของพนักงานในองค์กร ซึ่งมักจะมีการจัดเก็บร่วมกับข้อมูลสำคัญอื่น เช่น เลขประจำตัวประชาชน เลขบัญชีธนาคาร ตำแหน่งงาน และประวัติการทำงาน

ข้อมูลเหล่านี้หากรั่วไหลออกไป ไม่เพียงกระทบต่อความเป็นส่วนตัวของพนักงานเท่านั้น แต่ยังอาจส่งผลต่อภาพลักษณ์ ความน่าเชื่อถือ และการดำเนินธุรกิจขององค์กรอีกด้วย

ทำไมข้อมูลเงินเดือนถึงเสี่ยงต่อการรั่วไหล?

1. การเข้าถึงที่ไม่จำกัด

องค์กรจำนวนมากยังไม่มีระบบจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลอย่างเหมาะสม ทำให้บุคลากรที่ไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลเงินเดือนสามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้โดยไม่รู้ตัว

2. การจัดเก็บที่ไม่ปลอดภัย

ข้อมูลเงินเดือนมักถูกจัดเก็บในรูปแบบไฟล์ Excel หรือระบบที่ไม่มีการเข้ารหัสข้อมูลอย่างปลอดภัย ทำให้แฮกเกอร์สามารถโจมตีและเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย

3. ความผิดพลาดของมนุษย์

หลายกรณีของการรั่วไหลเกิดจากการส่งไฟล์ผิดคน แชร์เอกสารในระบบคลาวด์โดยไม่ได้ตั้งค่าสิทธิ์ให้เหมาะสม หรือแม้แต่การพิมพ์รายงานแล้วลืมไว้บนโต๊ะทำงาน

4. การใช้บริการจากบุคคลภายนอก

เมื่อองค์กรจ้างบริษัท HR หรือบัญชีภายนอก มีความเสี่ยงที่ข้อมูลจะถูกนำออกไปโดยไม่ได้รับอนุญาต หากไม่มีข้อตกลงด้านความปลอดภัยอย่างชัดเจน

ผลกระทบหากข้อมูลเงินเดือนรั่วไหล

• ความไม่พอใจในองค์กร: พนักงานอาจรู้สึกว่าความเป็นส่วนตัวถูกละเมิด และเกิดความไม่ไว้วางใจในการบริหาร
• ข้อพิพาททางกฎหมาย: ตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) องค์กรอาจถูกฟ้องร้องหรือปรับเงินหากไม่สามารถปกป้องข้อมูลได้อย่างเพียงพอ
• เสียชื่อเสียง: การที่ข้อมูลเงินเดือนรั่วไหลอาจสร้างความเสียหายต่อภาพลักษณ์องค์กร โดยเฉพาะในกลุ่มลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ถูกโจมตีทางไซเบอร์ต่อเนื่อง: แฮกเกอร์อาจใช้ข้อมูลที่ได้มาเพื่อวางแผนโจมตีหรือหลอกลวงพนักงานเพิ่มเติม

วิธีป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลเงินเดือน

• จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล ให้เฉพาะบุคคลที่จำเป็นต้องใช้เท่านั้น
• เข้ารหัสข้อมูลเงินเดือน ทั้งในระหว่างการจัดเก็บและส่งต่อ
• อบรมพนักงานเรื่องการรักษาความลับ และการปฏิบัติตามนโยบายความปลอดภัยข้อมูล
• ใช้ระบบ HR ที่มีมาตรฐานด้านความปลอดภัย เช่น การตรวจสอบการเข้าถึง (audit logs), การยืนยันตัวตนสองชั้น (2FA)
• ทำข้อตกลงกับผู้ให้บริการภายนอก ให้ชัดเจนเรื่องการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล

การปกป้อง ข้อมูลเงินเดือนพนักงาน ไม่ใช่แค่เรื่องของ IT หรือ HR เท่านั้น แต่คือความรับผิดชอบของทั้งองค์กร การตระหนักถึง ความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูลเงินเดือน และลงมือป้องกันอย่างจริงจัง จะช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างมั่นคง ปลอดภัย และได้รับความไว้วางใจจากพนักงานและผู้เกี่ยวข้องในระยะยาว